勤怠管理アプリが月3万円もかかる…店舗経営者が費用を下げる3つの方法
「勤怠管理アプリの請求が、気づいたら月3万円を超えていた」。複数の店舗を運営していると、よくある悩みです。月3万円は、年間で36万円、3年で108万円になります。この記事では、費用を下げるための方法を、請求の見直し、買い切り型への切り替え、スプレッドシートでの自作の3つに分けて整理します。
1. まず、請求の中身を確認する
月額が膨らむ原因は、次のようなものが多くあります。ここを確認するだけで、下がることがあります。
- 課金されている人数:「登録している人数」なのか、「その月に実際に打刻した人数」なのか。
- 退職者・休職者のアカウント:使っていないのに、残っていないか。
- 使っていない機能:シフト管理、工数管理、有給管理など、オプションを重ねていないか。
- 1人あたりの単価:プランによって、単価が違う場合がある。
- 契約の更新時期と、解約の条件:年契約か、月契約か。
2. 方法① 課金のルールを見直す
今のサービスのまま、費用を下げる方法です。
- 休眠アカウントを整理して、課金対象の人数を減らす。
- 使っていないオプションを外す。
- 「打刻した人だけ課金」など、課金の考え方が違うプランがないか、確認する。
- サービス側に、年払いの割引や、人数に応じた割引がないか、問い合わせる。
手軽ですが、基本の料金体系は変わらないので、下げられる額には限りがあります。
3. 方法② 買い切り型に切り替える
最初にまとまった費用を払って、毎月の支払いをなくす方法です。
買い切り型の種類
- パソコンにインストールするソフトや、集計機能つきの打刻端末:昔からある方式。店舗が1か所なら、使いやすい。
- スプレッドシートを使った仕組み:自分のGoogleアカウントにデータを置く方式。店舗が複数あっても、データが1つに集まる。
気をつけたいこと
- 複数店舗の場合、各店舗のデータを本部に集める方法を、確認する。
- サポートの範囲(何日間は無料か、以降はいくらか)を、必ず聞く。
- 法改正や、機能追加の費用が、別になる場合がある。
人数が多い、長く使う、店舗が増えそう、という場合は、買い切りの方が、総額で安くなりやすい傾向があります。費用の比較は、費用シミュレーターで、すぐに計算できます。
4. 方法③ スプレッドシートで、仕組みを自作する
Googleスプレッドシートと、Google Apps Script(GAS)を組み合わせると、スマホでQRを読み取って打刻し、自動で集計する仕組みを、月額0円で作れます。
- メリット:毎月の費用がかからない。お店のルール(休憩、深夜割増、交通費の上限など)に合わせて、自由に作れる。データは自分のもの。
- デメリット:作る手間と知識が必要。不具合や、法改正への対応は、自分で行う。
「自作する時間も知識もない」という場合は、すでにある仕組みを、買い切りで設定してもらうという選択肢もあります。
5. 3つの方法の比べ方
| ① 課金ルールの見直し | ② 買い切り型 | ③ 自作(スプレッドシート) | |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | ほぼなし | まとまった費用 | 手間(または制作費) |
| 毎月の費用 | 下がるが、ゼロにはならない | 0円〜小さな保守費 | 0円 |
| 手間 | 小さい | 導入時に必要 | 大きい(自作の場合) |
| お店のルールへの対応 | サービスの範囲 | 製品による | 自由に作れる |
| 向いているお店 | まず少し下げたい | 人数が多い・長く使う | 独自のルールが多い |
6. 乗り換えるときのチェックリスト
- 給与計算ソフトへの連携:今のデータの出力形式(CSVなど)で、取り込めるか、事前に試す。
- 打刻の方法:スマホのQR、ICカード、端末など。スタッフが使いやすいか。
- データの移行:過去の勤怠データを、どう残すか。
- 並行運用の期間:1か月ほど、新旧を同時に動かして、結果が合うか確認する。
- 旧サービスの解約のタイミング:並行運用が終わってから、解約の手続きをする。
ミセノテダスケの「QR勤怠」は、買い切り・月額0円です。
スマホでQRを読んで打刻し、Googleスプレッドシートで集計・給与計算まで行います。ご自身で作る時間がない方向けに、設定して納品します。
よくある質問
勤怠管理アプリの月額が高いのは、なぜですか?
多くは「1人あたりの月額 × 課金対象の人数」で決まります。スタッフや店舗が増える、オプションを追加する、退職者のアカウントが残っている、といった理由で、月額が膨らみます。
買い切りにすると、本当に安くなりますか?
従業員数が多く、長く使うほど、総額で安くなりやすいです。ただし、サポートの範囲や、法改正への対応が別費用になる場合があるので、事前の確認が必要です。
スプレッドシートで勤怠管理はできますか?
Googleスプレッドシートと Google Apps Script を組み合わせると、QR打刻や自動集計の仕組みを、月額0円で作れます。自作の手間がかかる場合は、作ってもらう選択肢もあります。
※金額の数字は、考え方を説明するための例です。実際のサービスの料金や条件は、各社の最新の情報をご確認ください。